Як і де зберігати документи вдома: правила, ідеї та пристрої

Існує безліч ситуацій, у яких ми використовуємо страхові поліси, довідки, грамоти. Тому щоб необхідні папери знаходилися під рукою, люди змушені зберігати документи вдома. Але як правильно це робити, щоб нічого не загубилося і не зіпсувалося?

Які документи потрібно зберігати?

Будь-яка сучасна людина має масу папірців на всі випадки життя. Але далеко не кожну з них варто зберігати.

Перелічимо документи, мати які вдома потрібно обов'язково:

• Список відкривають паспорти та інші сімейні документи. Наприклад, заповіти, свідоцтва.
• Довідки, довіреності, розписки та інше, пов'язане з нерухомістю та транспортом.
• Грамоти, дипломи, атестати, сертифікати, що підтверджують наявність освіти.
• Папери, пов'язані з професійною діяльністю: трудові книжки, договори, контракти.
• Результати обстежень, медичні поліси та картки.
• Гарантійні талони, чеки до побутових приладів та меблів.
• Зв'язані з податками паперу.

Особливо можна виділити електронні документи або просто дані у цифровому форматі. Як правило, вони відповідають одному із зазначених вище пунктів і теж підлягають зберіганню.

Як довго слід зберігати папери?

Документи можна розділити за часом зберігання. Воно залежить від терміну дії кожної конкретної скоринки.

• Перманентні. Такі папери повинні бути під рукою завжди. Це свідоцтва про шлюб, народження, дипломи, що підтверджують освіту, медичні дані, засвідчені нотаріусом відомості, заповіти, пенсійні свідоцтва.
• Довгострокові. Документи на нерухомість, автомобіль та дорогі речі. Також до них належать професійні папери. Сюди можна визначити чеки, квитанції. Це те, що зберігається досить довго і залишається актуальним протягом певного періоду часу.
• Короткострокові. Довідки про послуги лікарів, юристів, учителів рекомендується зберігати протягом трьох років. Комунальні договори та виписки припускають той самий термін.
• Некорисні. Відразу можна викинути непотрібні навчальні, інформаційні матеріали, інструкції до досконало вивчених речей, розрахункові листи та інше.

Особливо можна відзначити необов'язкові документи, які, однак, мають велике значення для їхнього власника. До них відносяться особисті щоденники, записи, фотографії та інші пам'ятні предмети. Зазвичай такі речі також зберігаються довго.

Отже, викинути бажано все, що не використовується в даний момент і не може стати в нагоді в майбутньому. Щоб підтримувати порядок, потрібно регулярно чистити свої «засіки» і позбавлятися від сміття, що накопичилося, одночасно розбираючи дійсно важливі документи.

Поради щодо зберігання необхідних паперів

Як правило, у більшості будинків папери зберігаються стандартно.

Спершу документи сортуються за напрямками: домашні, робочі, медичні та інші.
1. Потім вони розміщуються в підписаних папках, які точно не дадуть заплутатися в паперах.
2. Набір, що вийшов, кладуться в окрему скриньку або сумку. До речі, для зручності всередині «тари» часто робляться перегородки, що не дозволяють папкам змішатись. При цьому треба переконатися, що місце зберігання недоступне для дітей і тварин, але зручне для користування.

Хорошою ідеєю буде зберігати особисті документи, що часто використовуються, окремо. Паспорт, медична карта, ІПН та пенсійне свідоцтво затишно влаштуються у пластикових пакетах, що закриваються на бігунок. Такі упаковки герметичні та збережуть вміст у повному порядку, не давши йому, припустимо, промокнути.При цьому документи, пов'язані зі здоров'ям, повинні зберігатися максимально доступно - щоб не гаяти час, якщо вони терміново знадобляться.

Правильно завжди мати вдома ксерокопії важливих паперів. Випадки бувають усілякі, і такий запас може виручити в непередбаченій ситуації.

Особливо важливі документи можна помістити в сейф. Сучасний ринок пропонує великий вибір сховищ, так що будь-який покупець зможе підібрати собі щось потрібне. Тільки документи в сейфі краще тримати не в пластикових папках - при пожежі матеріал, що їх складає, плавиться швидше за папір.

Нетривіальні способи зберігання документів

Описане здається нудним? Не біда! Є більш цікаві, зручні способи зберігання паперів.

• • Дошка-органайзер. Існує багато варіантів такого пристосування. У найпростішому вигляді вона є панелью, до якої кнопками прикріплюються папери. У більш складних версіях дошка може мати невеликі скриньки та підвісні кріплення.

• • Міні-комод. Він абсолютно такий самий, як і звичайний комод, але набагато менше. У ньому дуже зручно зберігати документи. Будучи відсортованими у різні відсіки, вони ніколи не загубляться! Ящики в комоді можуть мати різний розмір: маленькі – для дрібних папірців, великі – для креслень.

• • Підвісна скринька. Просто невелика коробка або кошик, прикріплений до стіни на кшталт поштової скриньки. У такій штуці, розміщеній у передпокої, зручно зберігати листи і квитанції, що приносяться.

• • Кишеня-конверт. Аналогічний попередньому варіанту, але є не коробку, а конверт. Прикріпити його можна до столу, холодильника, шафи. Дозволяє зберігати тимчасово необхідні документи, не займаючи цінного простору.

• • Кошик для паперів. Ні, не сміттєва – спеціальна, для зберігання. Ставиться на стіл або шафу, може мати кілька відсіків. Простий, недорогий, але ефективний спосіб зберігати документи.

• • Часто використовувані папери можна тримати в папці-портфелі. Вона має ручку для перенесення. Сконструйована так, щоб документи в ній не пом'ялися. Зазвичай розрахована на папери формату А4.При необхідності, щоб не витрачати час на пошуки потрібних скоринок, можна просто схопити папку-портфель і побігти у справах.

Використовуємо цифрові технології

Інструкції до ліків, приладів та оргтехніки займають багато місця. Набагато простіше зберігати в електронному вигляді. Для цього потрібно знайти ті ж відомості в інтернеті та звірити їх із наявними на матеріальному джерелі, що переконатися в ідентичності. Можна просто сфотографувати інструкції та зберегти їх у папці на комп'ютері. Тільки виділити останню потрібно так, щоб точно ненароком не видалити. Ще одну копію файлів краще записати на зовнішній носій, наприклад карту пам'яті, або відправити в хмарне сховище.

Про всяк випадок можна відсканувати й інші документи. Але тоді варто потурбуватися про безпеку електронної системи від можливої хакерської атаки. Нікому не сподобається витік особистих даних в інтернет.

До речі, використання комп'ютера або мобільного телефону зручно для відстеження термінів дії паперу. Достатньо просто ввести потрібні дати в «календар», щоб електронний пристрій повідомив про закінчення періоду актуальності конкретної скоринки. Потім залишиться лише позбутися непотрібного паперу.

Не всі документи варто зберігати. Але є багато паперів, які кожен із нас повинен мати при собі. Тримати їх потрібно в безпечних та затишних, але досить доступних місцях. Можна зробити електронні та звичайні копії документів - ймовірно, вони знадобляться. У будь-якому випадку акуратне зберігання та ретельне сортування паперів допоможуть зберегти їх у цілості.