Як показали дослідження, через безлад чоловік щодня втрачає близько години свого часу - ви, напевно, не раз чули цю мотивуючу «страшилку». Не кажучи вже про те, що хаос просто діє на нерви: начебто все під рукою, але постійно доводиться щось шукати. Підтримання чистоти на робочому місці – це справді важливо, але не так просто, як здається. Завдання начебто нескладне, але місію провалювали навіть великі компанії, керівництво яких одержиме порядком і готове вкладати в це чималі гроші.

Цілі

Перш ніж почати приборкання створеного вами хаосу, дайте відповідь собі на просте запитання: навіщо? Чого ви хочете досягти в результаті?

Думка відмінно сформулювала Марі Кондо: «Мета прибирання - повернення до природного спокійного стану».

Ми наводимо чистоту не заради чистоти, а заради внутрішньої гармонії. На робочому місці людині має бути спокійно та комфортно. Що для цього потрібно?

  • Чистий інформаційний простір.

Офісні співробітники, як правило, працюють з інформацією. Чим більший і різноманітніший інформаційний потік, тим складніше людині виконати поставлене перед ним завдання. Тому залишати всі робочі документи на виду або обвішувати монітор безліччю стікерів із нагадуваннями – невдала тактика. Те саме стосується спливаючих повідомлень з месенджерів або електронної пошти.

  • Відсутність речей, що заважають зосередитися або стискають рухи.

По-перше, для роботи потрібне вільне робоче поле. Якщо, щоб підписати документ формату А4, вам доводиться стискатися в грудку і відсувати ліктем предмети, що заважають, то ваше робоче місце вимагає реорганізації.

По-друге, особисте не повинно заважати робітникові. Рамки із сімейними фотографіями та сувеніри, привезені з відпустки, не дають повноцінно зосередитися – це факт. Навіть якщо ми цього не помічаємо, мозок все одно фіксує образи і витрачає ресурси на їхню обробку, адже сім'я та відпочинок – це поняття з категорії «Важливе».

З чого почати?

Якщо ви просто переставлятимете предмети на робочому столі, намагаючись їх ефективно згрупувати, ви точно втратите ту саму горезвісну годину. Діяти потрібно по-іншому.

Завдання - повністю звільнити та очистити робоче місце. Ваші цілі:

  • чистота предметів;
  • візуальна чистота;
  • чистота інформаційного поля.
Це означає, що для початку потрібно прибрати зі столу і з тумбочки абсолютно все. Перекладіть речі у велику коробку, на стілець, сусідній стіл.

Тепер візьміть вологу ганчірку або спеціальні серветки і ретельно протріть монітор, клавіатуру, мишку, стільницю, тумбочку (зсередини та зовні).

Рекомендуємо: Як прати килимок для миші

Не забудьте поставити поруч сміттєвий кошик - до нього напевно полетить усе непотрібне ще на підготовчому етапі.

Розставляємо все необхідне по місцях

Насамперед повертаємо на стіл монітор, клавіатуру та мишку. Розташуйте їх з урахуванням того, що екран повинен бути на відстані 45-50 см від очей, а пристрої введення не повинні змушувати вас горбитися.

А тепер – час зупинитися та подумати. Що ще потрібно вам для роботи?

  • Канцелярія. Якщо ви маєте 10 кулькових ручок, залиште одну. Декілька олівців і точилка? Заточити один олівець і покласти точилку в ящик тумбочки. Гумка? Якщо він вам потрібен, його місце поруч з олівцем. Словом, залиште на столі все канцелярське приладдя, яке ви використовуєте щодня, але в одному екземплярі. Це можуть бути ножиці, рідина, що коригує, кольорові маркери, скріпки. Складіть їх у склянку чи органайзер, а решту – у пенал чи коробку. З зайвими предметами розберемося потім.
  • Інструменти. Пристрої, що займають багато місця, краще не зберігати на столі. Діркопробивач і друку ви, швидше за все, не використовуєте щогодини - їх можна тримати в тумбочці. А ось маленький степлер не завадить – його залишаємо у настільному органайзері. Місце для калькулятора визначаємо з урахуванням характеру праці: якщо він використовується постійно, то варто тримати його на робочому столі.
  • Телефон. Звісно ж, засіб зв'язку має бути поруч. Якщо телефон стаціонарний, то поставте його так, щоб при знятті трубки кабель не зачіпав інші предмети.
  • Щоденник, планер. Журнал із планом роботи зазвичай кладуть у лівий кут столу - там він не заважатиме, але завжди буде під рукою.
  • Лампа. Якщо вам потрібна настільна лампа, то розташовуйте її з урахуванням своїх особливостей (для правшів – ліворуч, для шульг – праворуч). Не чіпляйте на неї зайві предмети!

Після цього залишиться розібратися із зберіганням робочих матеріалів - і наведення порядку на столі можна буде вважати завершеним.

Реорганізація тумбочки

В офісній тумбочці найчастіше три ящики. Кожен із них варто використовувати для зберігання певної категорії предметів.

Верхня скринька - те, що ми використовуємо частіше разу на тиждень. Це може бути:

  • друку,
  • дирокол,
  • ножиці,
  • точилка,
  • стікери,
  • серветки для офісної техніки,
  • скріпки.

Середній ящик - запасні матеріали та те, що використовується рідко:

  • нова канцелярія «про запас» - блокноти, стікери, папір тощо;
  • запасні ручки, олівці та маркери, які ви прибрали зі столу.

Укомплектовуючи другу шухляду, вам доведеться розібратися з тими предметами, яким не знайшлося місця на столі на попередньому етапі:

    Всі засохлі ручки та маркери, «огризки» олівців, списані папірці та брудні ластики безжально викидайте - вони точно більше не знадобляться.
  1. Придатну до використання канцелярію складіть у пенал або невелику коробку (це важливо!) і відправте до середньої скриньки.

Нижня скринька - особисте:

  • паперові хусточки;
  • вологі серветки;
  • чай, кава, цукор;
  • кружка;
  • ліки;
  • косметика.

З приводу гуртка може вибухнути буря обурення: мало хто готовий змиритися з її відсутністю на столі. Що ж, якщо вона вам не заважає, залиште під рукою, але не забувайте тримати в чистоті.

Розбираємо папери

Наведення порядку в паперах – слизька тема, тому що тут важко дати загальні поради. Все залежить від того, як влаштована ваша робота.

Головне, що варто пам'ятати при розборі паперів: ваша мета - упорядкувати робочі процеси.

Три головні поради, які підійдуть майже всім:

  • Купіть органайзер під свої потреби. Документи у будь-якому випадку потрібно розділити на групи. Наприклад, які вимагають негайної уваги, нестрокові, звітні, архівні і ті, які потрібно кудись відправити.
  • Зберігайте документи вертикально, а не в стопках. Найкраще використовувати різнокольорові папки і розташовувати їх в органайзері з вертикальними секціями, щоб було видно «корінці».
  • Влаштуйте «буферну зону». При організації чогось важко обійтися без папки «Різне». Заведіть собі ящик, кошик чи коробку, куди потраплятимуть усі папери чи предмети, з якими ви ще не розібралися. І заведіть правило: розбирати цю коробку раз на день або раз на тиждень.

Новенький комп'ютер

Не забудьте, що у вас є ще один робочий стіл - на екрані монітора.

  • Створіть кілька папок і розподіліть електронні документи за тим же принципом, що й паперові. Не забудьте зробити "буферну" папку.
  • Приберіть з робочого столу ярлики програм, якими ви не користуєтесь.
  • Якщо як шпалери стоїть особиста фотографія - ви вже знаєте, що це погана ідея. Виберіть щось нейтральне, без яскравих кольорів, сильного розмаїття та змішання форм.
  • Закрийте непотрібні вкладки у браузері.

Не переберіть

Занурившись у процес наведення порядку, не варто забувати і про те, що фанатичний підхід у цьому питанні ніколи ще не виправдовував себе. Компанії, в яких керівництво суворо стежить за «стерильною» чистотою робочих місць та відсутністю на столах у співробітників особистих речей, не показують вражаючих результатів. Навпаки, при введенні таких порядків продуктивність офісних працівників падає приблизно на 15%.

Психологи рекомендують у робочому просторі знайти місце для предметів, які будуть діяти на вас заспокійливо. Це може бути рослина в невеликому горщику, настільна табличка з мотивуючим написом, якась статуетка, не перенасичена деталями, або м'яка подушка на офісному стільці. Головне - вибрати річ, яка не перетягуватиме на себе вашу увагу.

Щоб бардак не повернувся

Головний секрет протистояння хаосу на робочому місці - викинути зайве і не обростати новим. Ми часом недооцінюємо той колосальний відсоток емоційних ресурсів, який йде на прихильність до марних речей.

В одному з університетів США було проведено цікаве дослідження. У групі людей кожному вручили чашку та попросили деякий час потримати її в руках. Потім оголосили, що чашки стануть лотами аукціону, в якому візьмуть участь випробувані. Експеримент показав: чим довше людина тримала чашку в руках, тим більшу суму вона готова за неї заплатити. І це при тому, що до цього чашка не була йому потрібна.

Дотримання порядку має бути усвідомленим процесом. Аналізуйте те, що ви бачите перед собою, та прибирайте речі, які створюють хаос. Ідучи з офісу наприкінці дня, окиньте поглядом стіл і запитайте: що з цього завтра завадить мені зосередитися?

Категорія:

Чищення та прибирання